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Ecovadis验证验厂咨询辅导,Ecovadis验证指导文件如何确保提供的支持文件与评估相关

来源:本站 作者:深圳市肯达信总部 陈小姐 18575592846 发布时间:2020-06-30

1|概览

EcoVadis旨于评估公司的企业社会责任

(CSR)管理体系的相关表现。

我们的分析师会通过审阅问卷里所附的支持文件对公司的CSR管理体系的相关表现进行评估。为准确评估,真实反映公司的CSR表现成绩, 关键步骤是上传能够反映公司CSR管理体系的相关文件。

支持文件应该:

• 能够体现公司的CSR管理体系

• 与评估内容相关并且是完整的文件

• 与被评估范围相符

2|提供支持文件

Document Classification | EcoVadis Public 4

相关的措施

年度或双年度定期复查详细的描述:包括实行/程序/措施, 相关的负责人和如何减少相关的CSR风险实施执行规范的格式 年度或双年度定期复查定性和(或)定 量的目标 (至少建立超过3个月)的有效 政策方针以确保已被融合到公司的各个架构和层面与CSR相关的主要绩效指标(KPIs)近期的KPIs(绩效指标的有效期为两年)

方针政策

绩效反馈

25%

40%

35%

提 示:

请注意:您必须上传相关文件来支持问卷中的答案!

每次审核您最多可以上传55个文件。

根据EcoVadis过往数以千计的评估经验,表现杰出的公司通常都会上传公司的综合性报告,例如可持续发展报告。另外,得到高分的公司平均上传文件的数目在8至22个之间。

为了保证上传的文件能够更好的体现公司的CSR表现,请您优先上传重要的文件。另外,请避免重复上传同一文件。

文件举例参考:

• CSR相关的措施文件

• 可持续发展报告

• 社会责任审核报告

• HSE安全与健康报告

• 商业道德准则/经营行为规范

• 员工手册

• 认证(ISO14001,OHSAS18001或其它)

• 联合国全球契约进展情况通报

• 公司年度报告(内容需包含CSR管理信息)

良好的企业社会责任管理体系

EcoVadis旨于评估公司的企业社会责任(CSR)

管理体系的相关表现。

3|文件规范

在评分过程中,提供真实且可靠的文件是开展准确评估的关键因素。

提供文件时需要谨记哪些事项?

符合EcoVadis规范的文件:

• 正式的文件:文件必须涵盖公司的名字、标志或公章,

实施日期和复查日期;

• 可信的文件:已被正式化且已在公司日常管理中使用;

• 真实的文件:已存在现有的管理体系中而且内容完整;

• 目的性明确的文件;

• 高质量的文件:对于目标受众/读者是容易理解的;

• 文件内容与行业实际相关,

并且针对可持续发展问题有作出说明。

不符合EcoVadis规范的文件举例:

• 单纯为了满足EcoVadis评估而创造的任

何CSR承诺、行动或绩效反馈一律不被接 纳。

• 不合理及大幅度的抄袭、引用其他机构或

网上文件内容的合成文件一律不被接纳。

• 直接回应或延伸问卷问题的文件。

4|评估范围

为什么评估范围至关重要?

• 旨在有效评估单个经营地点或集团

(拥有的多个经营地点)的CSR管理

• 评估范围须要与问卷答案及提供的支

持文件对应

• 避免高估或低估评估范围所涉及的风险

一个评估范围须具有以下条件:

• 有相对应的经营范围

• 是一个法律实体

4| 评估范围

不同层级与信息类别的关系

为了避免评估过程中高估或低估被评估公司的CSR表现,下表列出了不同公司层级的文件与评估的相关性。被评估公司提供的文件(包括方针政策、实施执行和绩效反馈)若隶属于其集团/母公司或子公司,这些资料将只会被部分采用及纳入评估,以保证文件和被评估公司的相关性,具体请见下表。

备注1: 在少数的特定情况下,可以部分采用子公司的方针政策和绩效反馈。

备注2: 在少数的特定情况下,实施执行和绩效反馈可以部分采用母公司的资料。

备注3: 姐妹公司的文件不能被接纳。

5|公司规模和评估的关联性

针对微型公司,对文件需求是否有不同?我们理解规模较小的公司或许不具备完整的CSR管理体系,无法提供许多企业级别的规范性文件。请注意,微型企业在本评估范围中是指少于25人的公司。

EcoVadis的评估问卷会根据公司的规模大小、行业、经营所在地做出相应的调整。确保仅与公司相关的议题被考虑在内以确保评估的准确性和可靠性。

针对微型公司的评估,我们会在一定范围内接受非正式的文件。

这些文件包括:

• 近期可持续发展项目的行动计划;

• 员工培训证明;

• 内部电子邮件记录,例如:如何提高员工CSR意识;

• 采用绿色或其他生态标签产品的采购发票。

6|文件准备

文件格式:我们只能接受以下格式的文件:

docx, .doc, .xls, .xlsx, .pdf, .wmv,.odt, .ott, .sxw, .stw, .ods, .odp,.jpeg, .jpg, .png, .gif, .bmp, .txt,.html

文件大小:每份文件的大小不超过 30MB

文件格式 文件大小 :请提供时效以内最近更新的文件

注:政策和措施的有效时间为8年,绩效报告则为2年。

有效期限:请确保在本次上传或通过上轮评估继续沿用的文件仍在有效期内。

语言:接受中文和其他任意语言文件,请上传WORD等可编辑版本,即内容可以被直接复制和粘贴的文件。

文件数量:每轮评估不可上传超过55个文件。

我们相信这个文件数量足以涵盖所有的

CSR管理体系需要提交的内容。

注:不同文件不能被整合成一个文件,必

须分开上传。

7|检阅文件的关联性

我们再次强调,支持文件作为体现公司的CSR管理体系的信息,在评估中至关重要,请确保提供的资料与评估相关。

1 2

文件提交

不被采纳

有效的相关文件 接纳并进行评估

文件无法在评估过程中被采用的主要原因:

非相关文件

该文件无法体现或证明公司的CSR管理体系

a. 无法提供任何与CSR管理系统相关的资料,或者提供的资料不符合EcoVadis的21条评估标准;

b. 无法通过文件证明有架构的CSR管理系统

(例如:非正式的文件、文件没有公司盖章、公司名称、实施或检阅复查日期、文件只有不完整的资料、空白表格及(或)只有文件摘要等);

c. 有明显意图为EcoVadis评估而临时准备、筹划、制作的文件,而文件本身不存在在公司的CSR管理体系;

d. 与评估范围无关的CSR信息;

e. 过期文件。

无效文件

文件无法被打开处理

a. 文件无法被打开或者是属于非接受的格式;

b. 文件语言为非主要国际语言*并且上传了不可编辑的格式。

8|文件上传

上传过的文件将以列表形式显示于【文件库】中,您可以点击问卷页面的右上方的【文件库】进入查看。

一个已上传的文件可以同时支持问卷中的多个问题。

您可以用以下两种方式上传文件:

点击选择答案相应的曲别针,对话框打开后,请选择【添加新文件】或【提供文件出处】。

直接进入 【文件库】并添加所有文件。如果需要删除文件,

可以回到 【文件库】里在文件名字旁边点击x按钮删除。

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